Адреса електронної пошти на власному домені: переваги для бізнесу, можливості та заходи безпеки

Стаття також доступна російською (перейти до перегляду).

Зміст:

• Важливість фірмової адреси електронної пошти
• Налаштування фірмової адреси електронної пошти
• Як використовувати фірмову адресу електронної пошти для отримання максимальної вигоди?
• Скільки це коштує?
• Варіанти використання фірмових адрес електронної пошти
• Як правильно керувати власною адресою?
• Можливі проблеми та методи їх розв’язання

Фірмова адреса електронної пошти — це можливість професійно презентувати свій бізнес клієнтам, колегам і партнерам. Вона підвищує рівень довіри, оскільки підсилює враження про «легальність» адресата. Розкажемо більше про переваги, а також сконцентруємося на додаткових функціональних можливостях корпоративної email адреси.

Важливість фірмової адреси електронної пошти

Фірмовий email – це адреса, у якій використовується доменне ім’я компанії: наприклад, «yourname@yourcompany.com». Це може здатися дрібницею, але вона має значну вагу в діловому світі з кількох причин.

Професіоналізм і надійність

Використання фірмової електронної адреси свідчить про професіоналізм і зміцнює довіру клієнтів та партнерів.

Послідовність бренду

Це — основа процесу брендингу. Наявність фірмової адреси електронної пошти, яка відповідає доменному імені корпоративного вебсайту, забезпечує послідовність присутності компанії в Інтернеті. Це зміцнює бренд, полегшує процеси впізнаваності та запам'ятовуваності.

Достовірність

Люди рідко довіряють електронним листам із загальних доменних адрес: наприклад, gmail.com або i.ua. Фірмова адреса електронної пошти додає рівень довіри, підвищуючи ймовірність того, що електронні листи від співробітників компанії сприймуть серйозно. Особливо це важливо, коли мова йде про ділове спілкування.

Налаштування фірмової адреси електронної пошти

Налаштувати корпоративну email адресу відносно просто. Розглянемо два поширені способи:

1. Купівля доменного імені, замовлення послуг хостингу сайту. Додатково хостер надає можливість налаштувати потрібну кількість електронних адрес на вказаному доменному імені. Конкретні умови залежать від компанії та обраного тарифного плану.

2. Розробка сайту за допомогою конструктору. Наприклад в тарифний план конструктор сайтів від FREEhost.UA не лише допомагає створити ресурс, але й пропонує послуги хостингу електронної пошти. Такі сервіси пропонують зручні інтерфейси та гнучкі тарифні плани для задоволення конкретних потреб. Проте є й обмеження, які роблять клієнтів залежними від цих сервісів.

Як використовувати фірмову адресу електронної пошти для отримання максимальної вигоди?

Корпоративний email на домені компанії — це професійний інструмент, який може допомогти у бізнесі. Він створює враження компетентності, а також дає більше можливостей для персоналізації. Ось кілька порад щодо максимально корисного використання адреси:

1. Виберіть відповідне доменне ім'я сайту. Воно стане частиною корпоративної електронної поштової адреси. Вимоги очевидні: пряма асоціація з назвою компанії (бренду), а в ідеалі — повторення цієї назви. Якщо це за різними причинами неможливо, ім’я має вказувати на сферу діяльності компанії. Якщо ви обираєте доменне ім’я для особистого бренду, намагайтеся вказати у ньому професійний напрямок (спеціальність). Не забувайте що крім поширених домених назв, таких як com, net, org, також існують тематичні розширення, вони можуть набагато краще характеризувати Вашу діяльність.

2. Використовуйте фірмову email адресу у всіх облікових записах. Це підвищить впізнаваність бренду і допоможе організувати надходження листів у єдине місце.

Ви можете використовувати адресу електронної пошти на основі свого домену:

• Для бізнесу. Це створює враження професіоналізму і довіри та може допомогти залучити клієнтів.

• Для просування особистого бренду. Це чудовий спосіб відокремити особисте життя від професійного. Електронна адреса також допоможе вам виглядати більш професійно при пошуку клієнтів або партнерів.

Скільки це коштує?

Насправді корпоративна електронна адреса на власному домені — не таке вже й дороге задоволення. Дотично до її вартості можна включити витрати на реєстрацію доменного імені (залежно від реєстратора та типу домену, вартість стартує від 200 грн. на рік). Деякі реєстратори можуть пропонувати знижки на багаторічну реєстрацію або безкоштовний домен при придбанні плану хостингу.

Ще одна дотична витрата — на оплату хостингу для зберігання вебсайту та облікових записів електронної пошти. Вартість хостингу може варіюватися від 40 грн., залежно від обраного хостинг-провайдера та тарифного плану. Дорожчі плани часто мають більше можливостей та кращу підтримку.

Для управління обліковим записом електронної пошти вам може знадобитися поштовий клієнт. Популярні клієнти електронної пошти: Microsoft Outlook або Mozilla Thunderbird. 

Якщо ви плануєте надсилати інформаційні та маркетингові повідомлення своїм передплатникам, вам потрібно буде придбати послугу електронного маркетингу. Популярні маркетингові служби електронної пошти MailChimp або Constant Contact можуть коштувати від 300  до 400 гривень на місяць (за базові плани).

Варіанти використання фірмових адрес електронної пошти

Коли у компанії вже є власний домен, а фірмова електронна пошта зареєстрована, настав час поговорити про ефективне застосування email. Є кілька способів отримання доступу до електронної пошти.

Використання поштового клієнта

Outlook, TheBat і Thunderbird, а також інші поштові клієнти зазвичай використовують для доступу до фірмових адрес електронної пошти. Вони пропонують зручний інтерфейс, офлайн-доступ до електронних листів і можливість ефективного впорядкування вмісту. Важливо налаштувати клієнт для з’єднання з фірмовою адресою електронної пошти. Процес включає налаштування серверів вхідної та вихідної пошти та безпечних протоколів з’єднання (IMAP або POP3). Зазвичай хостер надає необхідні дані та технічну підтримку для полегшення цього процесу.

Вебпошта

Ще один популярний спосіб отримання доступу до корпоративної електронної адреси. За допомогою вебпошти можна керувати електронними листами з будь-якого пристрою з веббраузером та підключенням до Інтернету. Деякі з найпоширеніших служб вебпошти: Gmail, Yahoo Mail і Outlook.com.

Використання правильно обраного поштового клієнта пропонує кілька переваг для користувачів фірмових email:

• можна легко керувати своїми контактами та планувати зустрічі та події за допомогою вбудованого календаря;

• служба дозволяє створювати власні фільтри для сортування електронних листів у папках, що полегшує керування повідомленнями;

• є можливість поділитися своїм календарем і контактами з іншими користувачами у домені, сприяючи командній роботі та координації;

• можна створити загальнодоступні поштові папки для конкретних проєктів або команд, щоб забезпечити безперешкодний зв’язок в організації.

• підвищити безпеку фірмової електронної адреси можна, увімкнувши двофакторну автентифікацію.

Як правильно керувати власною адресою?

Електронна адреса на власному домені — потужний інструмент для будь-якого бізнесу. Але для досягнення високої ефективності та безпеки важливо забезпечити правильне керування. Ось кілька важливих порад:

• розгляньте, яким співробітникам або відділам необхідний доступ до адреси електронної пошти. Обмеження доступу зменшить ризики безпеки. Кожен користувач (спеціаліст компанії) повинен мати власну адресу електронної пошти та індивідуальні облікові дані;

• встановіть сувору політику, яка вимагає налаштовувати складні паролі та регулярно їх змінювати;

• налаштуйте автовідповідач, щоб ефективно відповідати на листи, коли ви не можете це зробити в режимі реального часу. Це допоможе зберегти професійний імідж вашої компанії;

• використовуйте надійний фільтр спаму для уникнення рекламного сміття в папці «Вхідні». Це покращить продуктивність та збереже ваш час;

• виберіть надійного хостинг-провайдера, який надає захищений сервер і якісну технічну  підтримку. Хороший хостинг гарантує стабільну роботу вашої пошти;

• розгляньте використання служб резервного копіювання для безпеки ваших електронних листів та даних;

• налаштуйте додатковий рівень безпеки, використовуючи шифрування для електронної пошти;

• переконайтесь, що ваша система електронної пошти підтримує синхронізацію з мобільними пристроями, щоб ви могли мати доступ до листів в будь-якому місці;

• регулярно оновлюйте програмне забезпечення для керування електронною поштою та встановлюйте необхідні патчі для запобігання вразливостям.

• проводьте навчання свого персоналу з питань безпеки та правил користування електронною поштою.

Можливі проблеми та методи їх розв’язання

Наявність адреси електронної пошти в корпоративному домені робить значний внесок у професійний імідж та успішну комунікацію бізнесу. Однак це також призводить до певних проблем безпеки, які важливо враховувати.

Підробка

Зловмисники можуть намагатися використовувати вашу адресу електронної пошти для відправлення шкідливих листів або фішингових атак. Для боротьби з цими загрозами важливо встановити автентифікаційні протоколи: SPF, DKIM та DMARC, які допоможуть перевірити легітимність відправника.

Втрата конфіденційності

Використання фірмової адреси електронної пошти може призвести до втрати конфіденційної інформації в разі витоку даних доступу до акаунту або незахищеної передачі даних. Шифрування електронної пошти та відповідальне ставлення до паролів допомагають зменшити це ризик.

Втрата даних

У FREEhost є система резервного копіювання для електронної пошти та даних. Тому в разі видалення або втрати даних ви зможете відновити інформацію.

Атаки на сервери та хостинг

Зловмисники можуть намагатися атакувати сервери хостинг-провайдера, на якому розміщена ваша електронна пошта. Вибираючи хостинг, звертайте увагу на рівень безпеки.

Попри ці недоліки, переваг в електронної пошти на власному домені набагато більше. Фірмовий email — це в першу чергу імідж, підкреслення серйозного бізнес-підходу та висока ефективність комунікацій. Звичайно ж, ці переваги будуть за умови правильного вибору провайдера, відповідального ставлення до безпеки та грамотної маркетингової політики.

Хостинг-провайдер FREEhost.UA забезпечує можливість роботи з корпоративною електронною поштою у всіх тарифних планах віртуального хостингу та тарифу «конструктор сайтів». Для того щоб створити одну поштову скриньку на своєму домені, досить просто зареєструвати доменне ім'я. Для роботи з електронною поштою можна використовувати поштові програми, такі як Outlook, TheBat, програми на смартфоні та зручний WEB-інтерфейс. Ознайомитись з усіма можливостями корпоративної пошти можна у розділі «Віртуальний хостинг».

Для компаній, що особливо активно працюють з електронною поштою, може бути корисною послуга виділеного поштового сервера, її дата-центр FREEhost.UA пропонує на базі хмарного VPS сервера з IredMail. Її особливість це гнучка настройка сервера під потреби користувача, виділена IP адреса, можливість розширення ресурсів.

Підписуйтесь на наш телеграм-канал https://t.me/freehostua, щоб бути в курсі нових корисних матеріалів.

Дивіться наш канал Youtube на https://www.youtube.com/freehostua.

Ми у чомусь помилилися, чи щось пропустили?

Напишіть про це у коментарях, ми з задоволенням відповімо та обговорюємо Ваші зауваження та пропозиції.