Адрес электронной почты на собственном домене: преимущества для бизнеса, возможности и меры безопасности

Статья также доступна на украинском (перейти к просмотру).

Содержание:

• Важность фирменного адреса электронной почты
• Настройка фирменного адреса электронной почты
• Как использовать фирменный адрес электронной почты для максимальной выгоды?
• Сколько стоит это?
• Варианты использования фирменных адресов электронной почты
• Как правильно управлять своим адресом?
• Возможные проблемы и методы их решения

Фирменный адрес электронной почты – это возможность профессионально презентовать свой бизнес клиентам, коллегам и партнерам. Она повышает уровень доверия, поскольку усиливает впечатление о «легальности» адресата. Расскажем больше о преимуществах, а также сконцентрируемся на дополнительных функциональных возможностях корпоративного email адреса.

Важность фирменного адреса электронной почты

Фирменный email – это адрес, в котором используется доменное имя компании: например, yourname@yourcompany.com. Это может показаться пустяком, но он имеет значительный вес в деловом мире по нескольким причинам.

Профессионализм и надежность

Использование фирменного электронного адреса свидетельствует о профессионализме и укрепляет доверие клиентов и партнеров.

Последовательность бренда

Это – основа процесса брендинга. Наличие фирменного адреса электронной почты, соответствующего доменному имени корпоративного вебсайта, обеспечивает последовательность присутствия компании в Интернете. Это укрепляет бренд, облегчает процессы узнаваемости и запоминаемости.

Достоверность

Люди редко доверяют электронным письмам по общим доменным адресам: например, gmail.com или i.ua. Фирменный адрес электронной почты добавляет уровень доверия, повышая вероятность того, что электронные письма от сотрудников компании воспримут серьезно. Особенно это важно, когда речь идет о деловом общении.

Настройка фирменного адреса электронной почты

Настроить корпоративный email адрес относительно просто. Рассмотрим два распространенных способа:

1. Покупка доменного имени, заказ услуг хостинга сайта. Дополнительно хостер позволяет настроить нужное количество электронных адресов на указанном доменном имени. Конкретные условия зависят от компании и выбранного тарифного плана.

2. Создание сайта с помощью конструктора. Например, в тарифный план конструктор сайтов от FREEhost.UA не только помогает создать ресурс, но и предлагает услуги хостинга электронной почты. Такие услуги предлагают удобные интерфейсы и гибкие тарифные планы для удовлетворения конкретных потребностей. Однако есть и ограничения, которые делают клиентов зависимыми от этих сервисов.

Как использовать фирменный адрес электронной почты для максимальной выгоды?

Корпоративный email на домене компании – это профессиональный инструмент, который может помочь в бизнесе. Он создает впечатление компетентности, а также дает больше возможностей для персонализации. Вот несколько советов по максимально полезному использованию адреса:

1. Выберите соответствующее доменное имя сайта. Оно станет частью корпоративного электронного почтового адреса. Требования очевидны: прямая ассоциация с названием компании (бренда), а в идеале – повторение этого названия. Если это по разным причинам невозможно, имя должно указывать на сферу деятельности компании. Если вы выбираете доменное имя для личного бренда, старайтесь указать в нем профессиональное направление (специальность). Не забывайте, что кроме распространенных доменных названий, таких как com, net, org, также существуют тематические расширения, они могут гораздо лучше характеризовать Вашу деятельность.

2. Используйте фирменный email адрес во всех аккаунтах. Это повысит узнаваемость бренда и поможет организовать поступление писем в единое место.

Вы можете использовать адрес электронной почты на основе своего домена:

• Для бизнеса. Это создает впечатление профессионализма и доверия и поможет привлечь клиентов.

• Для продвижения личного бренда. Это отличный способ отделить личную жизнь от профессиональной. E-mail также поможет вам выглядеть более профессионально при поиске клиентов или партнеров.

Сколько стоит это?

На самом деле корпоративный электронный адрес на собственном домене — не такое уж дорогое удовольствие. Касательно ее стоимости можно включить расходы на регистрацию доменного имени (в зависимости от регистратора и типа домена, стоимость стартует от 200 грн. в год). Некоторые регистраторы могут предлагать скидки на многолетнюю регистрацию или бесплатный домен при покупке плана хостинга.

Еще один касательный расход – на оплату хостинга для хранения вебсайта и учетных записей электронной почты. Стоимость хостинга может варьироваться от 40 грн. в зависимости от выбранного хостинг-провайдера и тарифного плана. Более дорогие планы часто имеют больше возможностей и лучшую поддержку.

Для управления аккаунтом электронной почты вам может понадобиться почтовый клиент. Популярные клиенты электронной почты: Microsoft Outlook или Mozilla Thunderbird.

Если вы планируете посылать информационные и маркетинговые сообщения своим подписчикам, вам нужно будет приобрести услугу электронного маркетинга. Популярные маркетинговые службы электронной почты MailChimp или Constant Contact могут обойтись от 300 до 400 гривен в месяц (за базовые планы).

Варианты использования фирменных адресов электронной почты

Когда у компании уже есть собственный домен, а фирменная электронная почта зарегистрирована, пора поговорить об эффективном применении email. Есть несколько способов получить доступ к электронной почте.

Использование почтового клиента

Outlook, TheBat и Thunderbird, а также другие почтовые клиенты обычно используются для доступа к фирменным адресам электронной почты. Они предлагают удобный интерфейс, офлайн-доступ к электронным письмам и возможность эффективного упорядочения содержимого. Важно настроить клиент для подключения к фирменному адресу электронной почты. Процесс включает в себя настройки серверов входящей и исходящей почты и безопасных протоколов соединения (IMAP или POP3). Обычно хостер предоставляет необходимые данные и техническую поддержку для облегчения этого процесса.

Вебпочта

Еще один популярный способ получения доступа к корпоративному электронному адресу. С помощью веб-почты можно управлять сообщениями электронной почты с любого устройства с веб-браузером и подключением к Интернету. Некоторые из наиболее распространенных служб веб-почты: Gmail, Yahoo Mail и Outlook.com.

Использование правильно выбранного почтового клиента предлагает несколько преимуществ для пользователей фирменных email:

• можно легко управлять контактами и планировать встречи и события с помощью встроенного календаря;

• служба позволяет создавать собственные фильтры для сортировки электронных писем в папках, что облегчает управление сообщениями;

• возможность поделиться своим календарем и контактами с другими пользователями в домене, способствуя командной работе и координации;

• можно создать общедоступные почтовые папки для конкретных проектов или команд для обеспечения беспрепятственной связи в организации.

• повысить безопасность фирменного электронного адреса можно, включив двухфакторную аутентификацию.

Как правильно управлять своим адресом?

Электронный адрес на собственном домене – мощный инструмент для любого бизнеса. Но для достижения высокой эффективности и безопасности важно обеспечить правильное управление. Вот несколько важных советов:

• рассмотрите, каким сотрудникам или отделам необходим доступ к адресу электронной почты. Ограничение доступа уменьшит риск безопасности. Каждый пользователь (специалист компании) должен иметь свой адрес электронной почты и индивидуальные учетные данные;

• установите строгую политику, которая требует настраивать сложные пароли и регулярно их изменять;

• настройте автоответчик, чтобы эффективно отвечать на письма, когда вы не можете сделать это в режиме реального времени. Это поможет сберечь профессиональный имидж вашей компании;

• используйте надежный фильтр спама во избежание рекламного мусора в папке «Входящие». Это улучшит производительность и сохранит ваше время;

• выберите надежного хостинг-провайдера, оказывающего защищенный сервер и качественную техническую поддержку. Хороший хостинг гарантирует стабильную работу вашей почты;

• рассмотрите использование служб резервного копирования для безопасности ваших электронных писем и данных;

• настройте дополнительный уровень безопасности, используя шифрование для электронной почты;

• убедитесь, что ваша система электронной почты поддерживает синхронизацию с мобильными устройствами, чтобы вы могли иметь доступ к сообщениям в любом месте;

• регулярно обновляйте программное обеспечение для управления электронной почтой и устанавливайте необходимые патчи для предотвращения уязвимостей.

• проводите обучение персонала по вопросам безопасности и правил пользования электронной почтой.

Возможные проблемы и методы их решения

Наличие адреса электронной почты в корпоративном домене вносит значительный вклад в профессиональный имидж и успешную коммуникацию бизнеса. Однако это также приводит к определенным проблемам безопасности, которые важно учитывать.

Подделка

Злоумышленники могут пытаться использовать ваш адрес электронной почты для отправки вредоносных писем или фишинговых атак. Для борьбы с этими угрозами важно установить аутентификационные протоколы: SPF, DKIM и DMARC, которые помогут проверить легитимность отправителя.

Утрата конфиденциальности

Использование фирменного адреса электронной почты может привести к потере конфиденциальной информации в случае утечки доступа к аккаунту или незащищенной передачи данных. Шифрование электронной почты и ответственное отношение к паролям помогают уменьшить риск.

Потеря данных

В FREEhost есть система резервного копирования для электронной почты и данных. Поэтому при удалении или потере данных вы сможете восстановить информацию.

Атаки на серверы и хостинг

Злоумышленники могут пытаться атаковать серверы хостинг-провайдера, на котором размещена ваша электронная почта. Выбирая хостинг, обращайте внимание на уровень безопасности.

Несмотря на эти недостатки, преимуществ у электронной почты на собственном домене гораздо больше. Фирменный email – это в первую очередь имидж, подчеркивание серьезного бизнес-подхода и высокая эффективность коммуникаций. Конечно же, эти преимущества будут при правильном выборе провайдера, ответственного отношения к безопасности и грамотной маркетинговой политике.

Хостинг-провайдер FREEhost.UA обеспечивает возможность работы с корпоративной электронной почтой во всех тарифных планах виртуального хостинга и тарифа «конструктор сайтов». Для того чтоб создать один почтовый ящик на собственном домене, достаточно просто зарегистрировать доменное имя. Для работы с электронной почтой можно использовать почтовые программы, такие как Outlook, TheBat, приложения на смартфоне и удобный WEB-интерфейс. Ознакомиться со всеми возможностями корпоративной почты можно в разделе «виртуальный хостинг».

Для компаний, которые особенно активно работают с электронной почтой, может быть полезной услуга выделенного почтового сервера, ее дата-центр FREEhost.UA предлагает на базе облачного VPS сервера с ПО IredMail. Ее особенность это гибкая настройка сервера под нужды пользователя, выделенный IP адрес, возможность расширения ресурсов.

Подписывайтесь на наш телеграм-канал https://t.me/freehostua, чтобы быть в курсе новых полезных материалов.

Смотрите наш канал Youtube на https://www.youtube.com/freehostua.

Мы в чем-то ошиблись, или что-то пропустили?

Напишите об этом в комментариях на сайте и в телеграм-канале. Мы с удовольствием ответим и обсудим Ваши замечания и предложения.